Satınalma Prosesi Yönetimi

dezda | 05:15 | 0 yorum

1.0.  PROSES SINIRLARI
Satışını yaptığımız ürünlerin satınalma işlemleri

2.0.  İLGİLİ DOKÜMANLAR
İç Satınalma Formu, Teklif İsteme Formu, Dış Satınalma Formu, Şartnameler, Stok Listesi

3.0.  PROSES DETAYI

Kuruluşumuzda satınalma işlemleri Satınalınan Malzemeler ve Hizmet Alımları başlığı altında iki ana guruptan oluşur .
3.1. Satınalınan Malzemeler
           Kuruluşumuzda satın alınan malzemeler stok listesinde guruplar halinde belirtilmiştir. Malzeme alımları aşağıda anlatıldığı şekilde yapılır.


           3.1.1. Ana Ürünler
           Satış pazarlama katalogunda bulunan  malzemelerdir. Ana ürünlerin satınalma talepleri planlama bölümü tarafından stok miktarları takip edilerek veya satış talebi geldiği zaman yapılır.
           Ana ürünlerin temin edildiği tedarikçiler Tedarikçi Değerlendirme Prosesine göre değerlendirilirler. Değerlendirme sonucu Onaylı Tedarikçi Listesine dahil edilen imalatçılardan alım yapılır.
           Müşteri tarafından hazırlanmış onaylı tedarikçi listesi bulunuyorsa firmamız bu tedarikcilerden  alım yapar. Yeni tedarikçilerin listeye alınması yada mevcut tedarikçinin listeden çıkarılması müşteri onayı ile olur. Firmamızın müşteri firmanın listesinde bulunan tedarikçilerden alım yapması ürünün kalitesindeki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

           Yurtdışından tedarik edilen ürünlerin  tedarik edildiği firmalar sadece ikmal performansları ve GKK puanlarının ortalaması alınarak  onaylı tedarikçi listesine alınabilirler.
                      
                         3.1.2.Sarf Malzemeler
        Bakım için kullanılan rulman , yağ, kayış ve günlük olarak kullanılan eldiven, çekiç   v.b. malzemelerdir. Standart malzemeler olup özellikleri kullanıcı bölüm tarafından belirtilerek veya mümkünse numune verilerek sipariş edilen malzemelerdir.Bu malzemelerin alındığı tedarikçiler değerlendirmeye tabi tutulmazlar ve onaylı tedarikçi listesine alınmazlar.
          
3.2. Satınalınan Hizmetler
           Kuruluşumuzda satın alınan hizmetler Kalibrasyon Hizmet Alımları , Doğrulama ve Kontrol Hizmet Alımları, Bakım Hizmet Alımları olmak üzere üç ana guruba ayrılır. Bu grupların satın alımların nasıl yapılacağı aşağıda belirtilmiştir.

           3.2.1. Kalibrasyon Hizmet Alımları
                      Kuruluşumuzda bulunan  tüm ölçüm , kontrol  ve test aletlerinin kalibrasyonlarının yapılması için yapılan hizmet alımlarıdır. Hizmet alımları acredite olmuş tedarikçilerden yapılır. Kalibrasyon süreleri firmamız kalite bölümü tarafından takip edilerek  satın almaya sipariş açılır.

           3.2.2. Doğrulama ve Kontrol Hizmet Alımları
                      Kuruluşumuzun ihtiyacı olan doğrulama ve kontrol işlemlerini kapsar. Kalite kontrolümüz tarafından spektlerini kontrol edemediğimiz malzemeler ve/veya ürünler için talep edilir.

           3.2.3. Bakım Hizmet Alımı
                      Kuruluşumuzun  ihtiyacı olan periyodik bakım işlemlerinin tedarikçi firmalar tarafından yapılmasını kapsar. Tedarikçi firmalar ile sözleşme yapılıp, periyodik bakımlar gerçekleştirilir.

Satın alınan tüm ürünlerin yürürlükte olan kanun ve yönetmeliklere uygun olması için satınalma sipariş  formunda gerekli  ibareler satınalma bölümü  tarafından konulmaktadır.
Kuruluştaki tüm bölümler, ihtiyaç duyulan ürünler ile ilgili taleplerini İç Satınalma Talep Formuna kaydederek Genel Müdüre  sunarlar. Genel Müdürün onayını  takiben formlar satınalma bölümüne   iletilir. Satınalma bölümüne açılan tüm siparişler Genel Müdürün  onayı olmaksızın temin edilemez.
Satın alınacak tüm malzemeler ve hizmet alımları ile ilgili fiyat teklifleri satıcı firmalardan  Teklif İsteme formu ile satınalma bölümü tarafından istenerek alınır. Fiyat teklifleri satın alma ve Genel Müdür tarafından değerlendirilerek alım yapılacak firmalar belirlenir.Alım yapılacak tedarikçiler belirlendikten sonra Dış Satınalma Sipariş Formu satınalma bölümü tarafından hazırlanıp tedarikçi firmaya gönderilerek satınalmanın gerçekleştirilmesi sağlanır. 
 İç Satınalma Talep Formları 3 nüsha olup ilk doldurma esnasında bir sureti talep eden bölümde kalır. İki suret satınalmaya verilir. Sipariş alımları sonrası satınalma bölümü talep formunun teslim eden hanesini doldurarak talepte bulunan bölüme geri verir.

Satın alınacak ürünler için şartlar satın alma şartnamelerinde  tanımlanmıştır. Şartnameler mümkün olduğu sürece özellikle;

   -Ürün onayı, prosedürler, proses ve donanımlar için şartları,

   -Personelin niteliği için şartları,

   -Kalite yönetim sistemi şartlarını belirleyecek  şekilde hazırlanırlar ve bu şartların yeterliliği ilgili bölümlerce tedarikçilere iletilmeden önce kontrol edilir. Özellikle ürün spektleri kalite bölümü tarafından ilgili standartlara uygun olarak hazırlanır ve referans standart satınalma şartnamesinde belirtilir.

Kuruluşumuzda satın alınan ürünün belirlenmiş satın alma şartlarını karşılamasını sağlamak için;

-Ürüne ait spesifik şartların kontrolleri Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi prosesinde anlatıldığı şekilde kalite kontrol bölümü tarafından gerçekleştirilir.

-Adet kontrolleri tedarikçi firmalardan gelen irsaliyelerle karşılaştırılarak depo personeli tarafından yapılır.

-Fiyat kontrolleri fiyat teklifleri ile tedarikçi faturalarının karşılaştırılması ile satınalma  tarafından yapılır.

Tüm bu kontroller yapıldıktan sonra irsaliye üzerine ilgili bölüm tarafından yapılan kontroller paraflanarak irsaliye muhasebe bölümüne teslim edilir. Kontroller yapılmadan tedarikçi firmalara ödemeler yapılmaz.

 Kuruluşumuz veya müşterilerimiz tarafından tedarikçinin yerinde doğrulama yaparak satın alma yapabileceği ürünler varsa satın alma şartnamelerinde belirtilerek tedarikçiler bilgilendirilir ve yerinde doğrulama yapıldıktan sonra ürünün alım kararı verilir.Yerinde doğrulamaya ilişkin kontroller ve ürün onayları  kalite planlarında Kalite bölümü tarafından açıklanır. Uygunsuzluk durumunda ürün alınmaz veya alınan ürünler varsa bu ürünler  iade edilir.

Satın alma prosesinin yürütülmesi esnasında tutulan kayıtlar ilgili bölümler tarafından kayıtların kontrolü prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir.

Category : ,

Kaizen Sertifikasyon Hakkında :
Kaizen; ISO 9001 başta olmak üzere Yönetim Sistemleri ve CE konusunda belgelendirme ve eğitim faaliyetlerinde bulunan bir kuruluştur. Resmi siteye gitmek için tıklayınız: ISO 9001

0 yorum