ISO 9001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
Kuruluşumuz kalite yönetim sisteminin öngördüğü
dokümanların kontrol edilmesi için metot
oluşturmaktır.
2.0. UYGULAMA
Doküman hazırlayan ve yayınlayan tüm
bölümler.
3.0. TANIMLAR
3.1. Doküman: Bilgi ve onun
destekleyici ortamı
3.2. Bilgi: Anlamlı veri
4.0. İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Doküman Dağıtım Kaşesi
4.2. Güncel Doküman Dağıtım Listesi
Formu (F.09)
4.3. Revizyon Talep Formu (F.14)
5.0. REFERANS DOKÜMANLAR
5.1. ISO 9001 Kalite
Yönetim Sistemi Standardı
5.2. Kalite El Kitabı (KEK.01)
6.0. SORUMLULUKLAR
6.1. Doküman Hazırlayan Bölümler
- Dokümanların iç ve dış istemlere, standart ve normlara
uygunluğunun sağlanmasından,
- Dokümanların onayından ve
güncel olanlarının yerlerinde bulundurulmasından,
- Değişikliğe uğrayan ve iptal
edilen dokümanların Yönetim Temsilcisine bildirilmesinden sorumludur.
6.2.
Yönetim Temsilcisi
- Dokümanların son değişiklik
durumunu gösteren güncel doküman listesi hazırlamaktan,
- Dokümanların ilgili kişilere
imza karşılığı dağıtmaktan,
- Değişen yada iptal edilen
dokümanları yürürlükten kaldırmaktan, belirlenen süre ve revizyon
kadar asıllarını saklamaktan sorumludur.
6.3. İlgili Bölümler
- Dağıtım yapılan dokümanı teslim
almaktan, yürürlükten kalkan dokümanların asıllarını saklamaktan,
- Dokümanların uygulanmasından ve
kullanım yerinde güncel olanları
bulundurmaktan,
- Bölümlerinin dökümatasyonlarının
hazırlanmasından, dağıtımlarının ilgili bölümlere yapılmasından,
- Bölümünde bulunan dış kaynaklı
dokümanların, standart ve teknik dokümanların ilgili birimlere dağıtılmasını,
güncelliklerini sağlamaktan ,
- Bölümlerinden firma dışına
dağıtımı yapılan dokümanların dağıtımını yapmaktan sorumludur.
7.0. PROSEDÜR
7.1.
Dokümanların Sınıflandırılması ve
Numaralandırılması
Dokümanlar
alfabetik ve nümerik dört haneden
meydana gelen bir kodlama sistemi ile kodlanır.
-
Dokümanın
başındaki ilk iki hanede bulunan harfler kuruluşumuzun kısaltmasını tanımlar.
-
Üçüncü
hanede bulunan harf dokümanın tanımını yapar. Kalite El Kitabı (KEK) ,Prosedür
(P),Proses Yönetimi (PY), Talimat (T), Çizelge (Ç), Form (F), Şartname (Ş),
Kontrol Planı (KP), İş Akış Şeması (İA) Kılavuz El Kitapları (KK) olarak isimlendirilir.
-
Son
hanedeki numara ise kaçıncı doküman olduğunu bildirir. Son numara 01’den başlayarak sonsuz sayıya kadar devam
edebilir veya ( / ) taksim veya (-) tire çizgileriyle ayrılarak (Örnek F.051/1şeklinde
) alt numaralar halinde verilebilir.
Örnek: P. 01
Prosedür Sıra No
Doküman kodları, teknik resimler
hariç olmak şartı ile sadece yönetim temsilcisi tarafından, verilir ve
yayınlanır.Raporların, firma içi, firma dışı yazışmaların, firma dışından gelen
şartname ve standartların
numaralandırması tarih ve sayı verilerek ilgili bölümler tarafından yapılır.
7.2. Dokümanların Hazırlanması
Dokümanlar, iç ve dış gerekliliklere, standartlara ve normlara uygun
olarak hazırlanır. Kalite El Kitabı,
Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır. Görev ve yetki tanımları
ilgili bölüm yöneticisi tarafından hazırlanır.
Ancak, Yönetim temsilcisi tarafından
Organizasyon El Kitabına dahil edilir. Prosedürler Yönetim Temsilcisi
tarafından, proses yönetimleri
uygulayıcı bölüm müdürleri tarafından, talimat, form, çizelge ve diğer
dokümanların hazırlanması ise bölüm müdürlerinin görevlendirdiği kişilerce
gerçekleştirilir. Kılavuz El kitapları uygulayıcı bölüm müdürleri veya bölüm
müdürlerinin görevlendirdiği kişiler
tarafından hazırlanır.Hazırlanan her doküman; doküman başlığını, kuruluş
logosunu, hazırlayan ve onayı, doküman kodunu, yürürlük tarihini, revizyon no
ve tarihini, sayfa numarasını ve kullanıcıların bilgilendirilmesi için revizyon
sebebini içerir.
7.3. Dokümanların Onayı ve Gözden Geçirilmesi
Kalite El Kitabı , Organizasyon El Kitabı, Kalite Politikası Genel
Müdür tarafından; Bölüm yöneticileri
tarafından hazırlanan Kılavuz El Kitapları, Prosedürler ve Proses
Yönetimleri Yönetim Temsilcisi tarafından, Yönetim Temsilcisi tarafından
hazırlanan dokümanlar Genel Müdür tarafından yeterlilikleri için yayınlanmadan
önce onaylanır. Genel Müdür ve Yönetim
Temsilcisinin görev ve yetki tanımı Yönetim Kurulu Başkanı tarafından
onaylanır. Diğer dokümanlar hazırlandıkları bölümün müdürü tarafından
onaylanır. Sadece formların doldurulduktan sonra içindeki bilgilerin onayı ilgili bölüm yöneticisi tarafından yapılarak
onaylanır.
Her yılın Ocak ayı içersinde Yönetim Temsilcisinin koordinasyonu ile
ilgili bölüm yöneticileri tarafından kullanımda olan dokümanlar gözden
geçirilir. Gerektiğinde güncellenmesi ve tekrar onaylanarak yeni revizyonun
dağıtımının gerçekleştirilmesi sağlanır.Gözden geçirme işlemi sonuçları Yönetim
Temsilcisi tarafından kayıt altına alınır.
7.4. Dokümanların Revizyon
Durumu
Tüm
dokümanların ilk yayın revizyonları 01’dir.Her dokümanın kendisine ait
değişiklik revizyon numaraları vardır.Bu
numaralar ile takip edilir ve güncellikleri güvence altına alınır. İlk yayında
yürürlük tarihi konuyorsa revizyon tarihi yazılmayabilir. Yalnız formların
üzerlerinde yürürlük tarihi yoktur. Revizyon tarihleri yürürlük tarihi olarak
kabul edilir. Dokümanların bir sayfasında revizyon olduğunda doküman birden
fazla sayfalı olsa bile tamamı izleyen revizyon numarası ile yeniden
yayınlanır. Revize edilen her dokümanın revizyon sebebi doküman üzerine
yazılarak, kullananların bilgilenmesi sağlanır
Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili tüm dokümanların güncel
olanları Yönetim Temsilcisi tarafından Güncel Doküman Dağıtım Listesi ile
listelenir. Altı aylık periyotlarla dağıtılarak bölümlerin güncel dokümanları
kontrol etmeleri istenir.Güncel olmayan dokümanların güncelliği sağlanır.
Teknik resimlerin, standartların ve şartnamelerin güncel revizyon durumları
ilgili bölüm yöneticisi tarafından Güncel Doküman Dağıtım Listesine
kaydedilerek yapılır.
7.5. Dokümanların Yayınlanması
Hazırlanan her dokümanın dağıtımı orijinal dokümanın
arkasına vurulan dokuman dağıtım kaşesi ile yapılır. Dokumanın kimliğine ait
bilgiler (adı, yürürlük tarihi, revizyon no, revizyon tarihi revizyon nedeni,
hazırlayan ve onaylayan ) doküman üzerinden dağıtım ile ilgili bilgiler
(dağıtım tarihi, dağıtım yapılan bölümler, dağıtım adedi ve ilgili imzalar)
dağıtım kaşesinden izlenir. Kaşe vurulamayan dokümanlara kaşe boş bir kağıda
vurularak dokümanın aslı ile birlikte muhafaza edilir. Firma dışına
dağıtımlarda dokümanlar tutanak halinde kaydedilerek takip edilir.
Dokümanlar
asıllarından ihtiyaç kadar çoğaltılarak, kontrolsüz çoğalmayı önlemek üzere tüm
kopyalara kırmızı renkli “KONTROLLÜ
KOPYA ” kaşesi vurulur ve ilgili bölümlere imza karşılığı dağıtılır.
Doküman ilk kez yayınlanıyor ise dokuman
kodu yönetim temsilcisi tarafından verilerek, güncel doküman listesine dahil edilir, dağıtılacak bölümler belirlenir.Dağıtım adedi kullanıcı bölüm
yöneticisi ve yönetim temsilcisi tarafından tespit edilir. Sadece formlarda
Kontrollü kaşesi kullanılmaz. İlk yayınlandıklarında formu hazırlayan bölüm
aslını yönetim temsilcisine iletir, yönetim temsilcisi tarafından kullanıcı
bölüme bir adet çoğaltılarak imza
karşılığında dağıtılır, revize olana dek ihtiyaç kadar ilgili bölüm
tarafından çoğaltılarak kullanılır.
Firma içinde
yayınlanan dokümanlar en geç 2 iş günü içinde, firma dışına dağıtımı yapılanlar
ise hazırlandıktan sonra en geç 3 iş günü içinde dağıtılır. Müşteriden gelen
şartnameler ve standartlar geliş tarihlerinden itibaren Kalite Kontrol bölümünce incelenir ve en geç 2 iş günü
içinde ilgili bölümlere dağıtılır.
Müşteri
firmalara dağıtım yapılan dokümanlar
istenildiği takdirde Yönetim Temsilcisi veya Genel Müdürün onayı ile kırmızı “KONTROLSÜZ” kaşesi ile
çoğaltılarak kontrolsüz olarak dağıtılabilir. Prosedürler ise Yönetim
Temsilcisinin onayı ile “KONTROLLÜ KOPYA
” olarak çoğaltılıp üçüncü şahıslara
verilebilir.
7.6.Revizyon Talepleri
Firmamızda prosedürler ve el
kitapları revize edilmeden önce revizyon
değişikliğini isteyen bölüm tarafından revizyon talep formu doldurulur. Form
yönetim temsilcisine iletilir. Yönetim Temsilcisi form üzerindeki değişiklik
talebini inceler. Değişikliğin diğer bölümler tarafından incelenmesi
gerekiyorsa formun diğer bölüm müdürleri tarafından doldurulmasını sağlar.
Değişiklik mahiyeti tüm bölümler tarafından incelendikten sonra nihai kararı Yönetim Temsilcisi vererek
değişiklik yapılacaksa değişikliğin yapılacağı bölüme yapılmayacak ise
değişiklik talebinde bulunan bölüme revizyon talep formunun bir nüshasını
vererek faaliyetin başlamasını veya kapatılmasını sağlar. Prosedürlerin ve el
kitaplarının dışındaki dokümanlar
hazırlayan kişilerce revizyon talep formu doldurulmadan revize edilerek
kullanıcı bölümlere yukarıda anlatıldığı şekilde dağıtılırlar.
7.7. Dokümanların Korunması ve
Kullanım Yerlerinde İlgili Baskının
Bulundurulmasının Sağlanması
Dağıtımı yapılan dokümanların ilgili
baskılarının kullanım alanlarında bulundurulması ve muhafazası ilgili bölüm yöneticisinin
sorumluluğundadır. İlgili bölüm yöneticisi dokümanların okunabilir kalması ve
kolaylıkla tanınabilmesi için uygun
yöntemlerle dosyalama ve muhafaza işlemlerini gerçekleştirir.
7.8. Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü
Müşteri firma dokümanları (sözleşmeler, siparişler) Satış Pazarlama, teknik dokümanlar (teknik resimler,
standartlar, şartnameler vb.) Kalite Yönetim Sistemi Standartları
(ISO-9001:2008 standartları vb.) Yönetim Temsilcisinin sorumluluğundadır.Dış
kaynaklı dokümanlardan mali mevzuatla
ilgili olanları Muhasebe bölümünün sorumluluğundadır.
Dış kaynaklı dokümanların güncellikleri
yayınlandıkları yerlerle irtibata geçilerek veya abonelik sistemi ile takip
edilir.Dış kaynaklı dokümanların dağıtımı, iptali firma içinde yayınlanan dokümanlar gibidir.
Dış kaynaklı dokümanlar yayınlandıkları numara veya doküman kodu ile
takip edilir.Üzerinde bilgileri bulunmayan dokümanlar yıl ve sayı belirtilerek
takip edilir.
7.9. Bilgisayar Ortamında
Doküman Kontrolü
Bilgisayar ortamında doküman oluşturulacak ve
yayınlanacak ise bilgi işlem tarafından ilgili talimatlar oluşturulur yönetim
temsilcisinin onayına müteakip ilgili standartlara uyumu sağlayacak şekilde
yayın , dağıtım ve saklama işlemleri yapılabilir.
7.10. Dokümanların İptali ve
Saklanması
Revize edilen her dokümanın eski revizyonu
kullanıcılar tarafından kullanım yerlerinden kaldırılır veya Yönetim
Temsilcisine teslim edilir. Yönetim Temsilcisi asıllarına kırmızı “İPTAL”
kaşesi vurarak kullanımı engeller ve asıl kopyayı arşivleyerek diğer kopyaları
imha eder. Tüm dokümanlar; kullanıcıları tarafından, yenileri yürürlüğe
girinceye veya iptal oluncaya kadar, Yönetim Temsilcisi tarafından ise güncel
revizyondan geriye dönük 5 revizyonun
(Min. 2 yıl) asıl kopyaları saklanır.
Tamamıyla kullanımdan kaldırılan dokümanların asıl kopyalarına kırmızı
“İPTAL” kaşesi vurularak kullanımı engellenir ve arşivlenir. Diğer kopyaları
ise dağıtılanlardan toplanarak imha edilir.Dokümanların tamamıyla iptali Yönetim
Temsilcisinin onayı ile yapılır. Tamamıyla iptal olan dokümanların ise son asıl kopyaları 2 yıl süre ile ilgili bölüm
tarafından arşivde saklanır.
Kanunen veya bilgi için muhafaza edilen dokümanlar
ise müşteri firmaların belirlediği süre kadar
arşivde ilgili bölümler tarafından saklanır. Teknik dokümanlar ise
güncel olandan geriye dönük 5 revizyonu (min. 2 yıl) asıl kopyaları ilgili
bölüm tarafından saklanır.
Category : dokümanların kontrolü prosedürü
0 yorum