ISO 9001 Kayıtların Kontrolü Prosedürü

dezda | 02:06 | 0 yorum

1.0.  AMAÇ
      Kalite yönetim sistemimizin şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için kayıtların oluşturulması, tanımlanması, muhafaza edilmesini sağlamak üzere metot oluşturmaktır.

2.0.  UYGULAMA
Tüm bölümler

3.0.  TANIMLAR
Kayıt: Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan doküman

4.0.  İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1.  Kayıtlar Çizelgesi (Ç.09)
4.2.  Evrak Takip Formu (F.61)

5.0.  REFERANS DOKÜMANLAR
5.1. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
5.2. Kalite El Kitabı (KEK.01)


6.0.  SORUMLULUKLAR
6.1. Bölüm Müdürleri, Şefleri ve Sorumluları
              Kayıtlar çizelgesinde belirtilen kayıtları kontrol etmek, onaylamak, saklamak, muhafaza etmek, dağıtılmasını sağlamak.

7.0.  PROSEDÜR
Kuruluşumuzda muhafazası sağlanacak olan kayıtlar Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan kayıtlar çizelgesinde belirtilmiştir.

Kayıtlar çizelgesinde  kayıtların saklama süreleri ve ilgili bölümlerde belirtilmiştir. Bu saklama süreleri asgari süreler olup sözleşme şartlarında veya yasal mevzuat içersinde daha uzun süreler tanımlanmış ise bu süreler kadar saklanır. Eğer müşteri tarafından istenen saklama süresi yasal düzenlemelerden az ise yasal düzenlemelere uyulur. Özellikle faks olarak gelen kayıtlar bir yıldan fazla saklanacaksa fotokopi çekilerek saklanır. Belirlenen sürelerin bitiminden sonra ilgili bölüm müdürü ve Yönetim Temsilcisinin vereceği karar doğrultusunda imha tutanağı hazırlanarak elden çıkarılır. Gizlilik içeren dokümanlar yakılarak imha edilir.
Kayıtların doğru olarak doldurulmasından,  kod ve/veya numara vererek ve kayıt tarihini belirterek o kaydın tanımlanmasından,  değişiklik yapılıyorsa, değişiklik tarihinin belirtilmesinden, kaydın ilgili prosedüre uygun doldurulmasından,  elle yazılmışsa okunaklı ve temiz doldurulmasından,  doldurulduktan sonra ilgili bölüme teslim edilmesinden kayıtları oluşturan personeller sorumludur. Kayıtlar oluşturulurken kurşun kalem kullanılmaz ve değişiklik yapılacaksa önceki bilgiler silinmeden üzerleri çizilerek yeni bilgiler kayıt edilir ve değişiklik tarihi yazılarak paraflanır.

Kayıtlar ait oldukları bölüm sorumluları tarafından hasar görmeyecek, okunabilir kalacak, kolaylıkla ayırt edilebilecek  şekilde muhafaza edilirler. Kayıtlar kullanımda oldukları sürece dağıtım yapılanlarca, kullanımdan arşive kaldırılmaları durumunda ise  kayıtlar çizelgesinde belirtilen sorumlularca ilgili bölüme ayrılan arşiv alanı içersinde saklanır. Arşiv dosyasının üzerindeki Evrak Takip Formuna dosya içersine giren kayıtlar kaydedilir.Böylelikle arşivde kayıtların ayırt edilebilir olması sağlanır.

Kayıtların saklandıkları yerlere “ yangında ilk kurtarılacak kayıtlar” ibareleri konulur. Her bölüm kendine ait kayıtları  arşivde tekrar elde edilebilir olması için dosyalar içinde tanımlayarak saklarlar.  Arşivden kullanıma alınacağı zaman arşiv dosyasının üzerindeki Evrak Takip Formuna dosyadan çıkış tarihi ve alan kişi kaydedilir.

Bilgisayar ortamında tutulan  kayıtlarda, kayıtlar çizelgesinde  belirtilmiştir. İlgili kayıtları kontrol altına almak için yedekleme işlemi disketlere ve CD’lere her günün sonunda genel yedekleme esnasında Bilgi İşlem tarafından yapılır. Yedek alma işlemi kopyalama komutları kullanılarak sistemin tümü yedeklenir. Yedek alınan disketler üzerine “bölüm adı, yedekleme tarihi, program adı, sıra no ve yedeklenen kayıtların tanımı” yazılır. Bilgisayardaki herhangi bir arıza veya yanlışlıkla bilgi silinmesi durumunda, yedeklenmiş kayıtlar yüklenerek bilgi korunmuş olur. Yedekler manyetik ortamlardan rutubet ve sıcaktan korunur. Yedeklerin üzerlerine yanlışlıkla bilgilerin yüklenmemesi için kilitli ortamlarda muhafaza edilirler.

Category : ,

Kaizen Sertifikasyon Hakkında :
Kaizen; ISO 9001 başta olmak üzere Yönetim Sistemleri ve CE konusunda belgelendirme ve eğitim faaliyetlerinde bulunan bir kuruluştur. Resmi siteye gitmek için tıklayınız: ISO 9001

0 yorum