Satınalma Prosesi Yönetimi
Satışını yaptığımız
ürünlerin satınalma işlemleri
2.0. İLGİLİ DOKÜMANLAR
İç Satınalma
Formu, Teklif İsteme Formu, Dış Satınalma Formu, Şartnameler, Stok Listesi
3.0. PROSES DETAYI
Kuruluşumuzda satınalma işlemleri Satınalınan
Malzemeler ve Hizmet Alımları başlığı altında iki ana guruptan oluşur .
3.1. Satınalınan Malzemeler
Kuruluşumuzda
satın alınan malzemeler stok listesinde guruplar halinde belirtilmiştir.
Malzeme alımları aşağıda anlatıldığı şekilde yapılır.
3.1.1. Ana Ürünler
Satış
pazarlama katalogunda bulunan
malzemelerdir. Ana ürünlerin satınalma talepleri planlama bölümü
tarafından stok miktarları takip edilerek veya satış talebi geldiği zaman
yapılır.
Ana ürünlerin temin edildiği
tedarikçiler Tedarikçi Değerlendirme Prosesine göre değerlendirilirler.
Değerlendirme sonucu Onaylı Tedarikçi Listesine dahil edilen imalatçılardan
alım yapılır.
Müşteri tarafından hazırlanmış onaylı
tedarikçi listesi bulunuyorsa firmamız bu tedarikcilerden alım yapar. Yeni tedarikçilerin listeye
alınması yada mevcut tedarikçinin listeden çıkarılması müşteri onayı ile olur.
Firmamızın müşteri firmanın listesinde bulunan tedarikçilerden alım yapması
ürünün kalitesindeki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Yurtdışından tedarik edilen ürünlerin tedarik edildiği firmalar sadece ikmal
performansları ve GKK puanlarının ortalaması alınarak onaylı tedarikçi listesine alınabilirler.
3.1.2.Sarf Malzemeler
Bakım
için kullanılan rulman , yağ, kayış ve günlük olarak kullanılan eldiven,
çekiç v.b. malzemelerdir. Standart
malzemeler olup özellikleri kullanıcı bölüm tarafından belirtilerek veya
mümkünse numune verilerek sipariş edilen malzemelerdir.Bu malzemelerin alındığı
tedarikçiler değerlendirmeye tabi tutulmazlar ve onaylı tedarikçi listesine
alınmazlar.
3.2. Satınalınan Hizmetler
Kuruluşumuzda
satın alınan hizmetler Kalibrasyon Hizmet Alımları , Doğrulama ve Kontrol
Hizmet Alımları, Bakım Hizmet Alımları olmak üzere üç ana guruba ayrılır. Bu
grupların satın alımların nasıl yapılacağı aşağıda belirtilmiştir.
3.2.1. Kalibrasyon
Hizmet Alımları
Kuruluşumuzda
bulunan tüm ölçüm , kontrol ve test aletlerinin kalibrasyonlarının
yapılması için yapılan hizmet alımlarıdır. Hizmet alımları acredite olmuş
tedarikçilerden yapılır. Kalibrasyon süreleri firmamız kalite bölümü tarafından
takip edilerek satın almaya sipariş
açılır.
3.2.2. Doğrulama
ve Kontrol Hizmet Alımları
Kuruluşumuzun ihtiyacı olan doğrulama ve
kontrol işlemlerini kapsar. Kalite kontrolümüz tarafından spektlerini kontrol
edemediğimiz malzemeler ve/veya ürünler için talep edilir.
3.2.3. Bakım
Hizmet Alımı
Kuruluşumuzun
ihtiyacı olan periyodik bakım işlemlerinin tedarikçi firmalar tarafından
yapılmasını kapsar. Tedarikçi firmalar ile sözleşme yapılıp, periyodik bakımlar
gerçekleştirilir.
Satın alınan
tüm ürünlerin yürürlükte olan kanun ve yönetmeliklere uygun olması için
satınalma sipariş formunda gerekli ibareler satınalma bölümü tarafından konulmaktadır.
Kuruluştaki tüm bölümler,
ihtiyaç duyulan ürünler ile ilgili taleplerini İç Satınalma Talep Formuna
kaydederek Genel Müdüre sunarlar. Genel
Müdürün onayını takiben formlar
satınalma bölümüne iletilir. Satınalma
bölümüne açılan tüm siparişler Genel Müdürün
onayı olmaksızın temin edilemez.
Satın alınacak tüm malzemeler ve hizmet alımları
ile ilgili fiyat teklifleri satıcı firmalardan
Teklif İsteme formu ile satınalma bölümü tarafından istenerek alınır.
Fiyat teklifleri satın alma ve Genel Müdür tarafından değerlendirilerek alım
yapılacak firmalar belirlenir.Alım yapılacak tedarikçiler belirlendikten sonra
Dış Satınalma Sipariş Formu satınalma bölümü tarafından hazırlanıp tedarikçi
firmaya gönderilerek satınalmanın gerçekleştirilmesi sağlanır.
İç Satınalma Talep Formları
3 nüsha olup ilk doldurma esnasında bir sureti talep eden bölümde kalır. İki
suret satınalmaya verilir. Sipariş alımları sonrası satınalma bölümü talep
formunun teslim eden hanesini doldurarak talepte bulunan bölüme geri verir.
Satın alınacak ürünler için şartlar satın alma şartnamelerinde tanımlanmıştır. Şartnameler mümkün olduğu
sürece özellikle;
-Ürün onayı, prosedürler, proses
ve donanımlar için şartları,
-Personelin niteliği için
şartları,
-Kalite yönetim sistemi
şartlarını belirleyecek şekilde
hazırlanırlar ve bu şartların yeterliliği ilgili bölümlerce tedarikçilere
iletilmeden önce kontrol edilir. Özellikle ürün spektleri kalite bölümü
tarafından ilgili standartlara uygun olarak hazırlanır ve referans standart
satınalma şartnamesinde belirtilir.
Kuruluşumuzda satın alınan ürünün belirlenmiş satın alma şartlarını
karşılamasını sağlamak için;
-Ürüne ait spesifik şartların kontrolleri Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi
prosesinde anlatıldığı şekilde kalite kontrol bölümü tarafından gerçekleştirilir.
-Adet kontrolleri tedarikçi firmalardan gelen irsaliyelerle
karşılaştırılarak depo personeli tarafından yapılır.
-Fiyat kontrolleri fiyat teklifleri ile tedarikçi faturalarının
karşılaştırılması ile satınalma
tarafından yapılır.
Tüm bu kontroller yapıldıktan sonra irsaliye üzerine ilgili bölüm
tarafından yapılan kontroller paraflanarak irsaliye muhasebe bölümüne teslim
edilir. Kontroller yapılmadan tedarikçi firmalara ödemeler yapılmaz.
Kuruluşumuz veya müşterilerimiz
tarafından tedarikçinin yerinde doğrulama yaparak satın alma yapabileceği
ürünler varsa satın alma şartnamelerinde belirtilerek tedarikçiler
bilgilendirilir ve yerinde doğrulama yapıldıktan sonra ürünün alım kararı
verilir.Yerinde doğrulamaya ilişkin kontroller ve ürün onayları kalite planlarında Kalite bölümü tarafından
açıklanır. Uygunsuzluk durumunda ürün alınmaz veya alınan ürünler varsa bu
ürünler iade edilir.
Category : ISO 9001 , satınalma prosesi
0 yorum