ISO 9001 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
Kalite yönetim sistemimizin şartlara
uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için kayıtların
oluşturulması, tanımlanması, muhafaza edilmesini sağlamak üzere metot
oluşturmaktır.
2.0. UYGULAMA
Tüm bölümler
3.0. TANIMLAR
Kayıt: Elde
edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan
doküman
4.0. İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtlar Çizelgesi (Ç.09)
4.2. Evrak Takip Formu (F.61)
5.0. REFERANS DOKÜMANLAR
5.1. ISO 9001 Kalite
Yönetim Sistemi Standardı
5.2. Kalite El Kitabı (KEK.01)
6.0. SORUMLULUKLAR
6.1. Bölüm Müdürleri,
Şefleri ve Sorumluları
Kayıtlar çizelgesinde belirtilen kayıtları kontrol
etmek, onaylamak, saklamak, muhafaza etmek, dağıtılmasını sağlamak.
7.0. PROSEDÜR
Kuruluşumuzda muhafazası sağlanacak olan
kayıtlar Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan kayıtlar çizelgesinde
belirtilmiştir.
Kayıtlar çizelgesinde kayıtların saklama süreleri ve ilgili
bölümlerde belirtilmiştir. Bu saklama süreleri asgari süreler olup sözleşme
şartlarında veya yasal mevzuat içersinde daha uzun süreler tanımlanmış ise bu
süreler kadar saklanır. Eğer müşteri tarafından istenen saklama süresi yasal
düzenlemelerden az ise yasal düzenlemelere uyulur. Özellikle faks olarak gelen
kayıtlar bir yıldan fazla saklanacaksa fotokopi çekilerek saklanır. Belirlenen
sürelerin bitiminden sonra ilgili bölüm müdürü ve Yönetim Temsilcisinin
vereceği karar doğrultusunda imha tutanağı hazırlanarak elden çıkarılır.
Gizlilik içeren dokümanlar yakılarak imha edilir.
Kayıtların doğru olarak
doldurulmasından, kod ve/veya numara
vererek ve kayıt tarihini belirterek o kaydın tanımlanmasından, değişiklik yapılıyorsa, değişiklik tarihinin
belirtilmesinden, kaydın ilgili prosedüre uygun doldurulmasından, elle yazılmışsa okunaklı ve temiz
doldurulmasından, doldurulduktan sonra ilgili
bölüme teslim edilmesinden kayıtları oluşturan personeller sorumludur. Kayıtlar
oluşturulurken kurşun kalem kullanılmaz ve değişiklik yapılacaksa önceki
bilgiler silinmeden üzerleri çizilerek yeni bilgiler kayıt edilir ve değişiklik
tarihi yazılarak paraflanır.
Kayıtlar ait
oldukları bölüm sorumluları tarafından hasar görmeyecek, okunabilir kalacak,
kolaylıkla ayırt edilebilecek şekilde
muhafaza edilirler. Kayıtlar kullanımda oldukları sürece dağıtım yapılanlarca,
kullanımdan arşive kaldırılmaları durumunda ise
kayıtlar çizelgesinde belirtilen sorumlularca ilgili bölüme ayrılan
arşiv alanı içersinde saklanır. Arşiv dosyasının üzerindeki Evrak Takip Formuna
dosya içersine giren kayıtlar kaydedilir.Böylelikle arşivde kayıtların ayırt
edilebilir olması sağlanır.
Kayıtların
saklandıkları yerlere “ yangında ilk kurtarılacak kayıtlar” ibareleri konulur.
Her bölüm kendine ait kayıtları arşivde
tekrar elde edilebilir olması için dosyalar içinde tanımlayarak saklarlar. Arşivden kullanıma alınacağı zaman arşiv
dosyasının üzerindeki Evrak Takip Formuna dosyadan çıkış tarihi ve alan kişi
kaydedilir.
Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlarda, kayıtlar çizelgesinde belirtilmiştir. İlgili kayıtları kontrol
altına almak için yedekleme işlemi disketlere ve CD’lere her günün sonunda
genel yedekleme esnasında Bilgi İşlem tarafından yapılır. Yedek alma işlemi
kopyalama komutları kullanılarak sistemin tümü yedeklenir. Yedek alınan
disketler üzerine “bölüm adı, yedekleme tarihi, program adı, sıra no ve
yedeklenen kayıtların tanımı” yazılır. Bilgisayardaki herhangi bir arıza veya
yanlışlıkla bilgi silinmesi durumunda, yedeklenmiş kayıtlar yüklenerek bilgi
korunmuş olur. Yedekler manyetik ortamlardan rutubet ve sıcaktan korunur.
Yedeklerin üzerlerine yanlışlıkla bilgilerin yüklenmemesi için kilitli
ortamlarda muhafaza edilirler.
Category : ISO 9001 , kayıtların kontrolü
0 yorum