ISO 9001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü

dezda | 01:49 | 0 yorum


1.0. AMAÇ
       Kuruluşumuz  kalite yönetim sisteminin öngördüğü dokümanların kontrol edilmesi  için metot oluşturmaktır.

2.0. UYGULAMA
       Doküman hazırlayan ve yayınlayan tüm bölümler.

3.0. TANIMLAR
3.1. Doküman: Bilgi ve onun destekleyici ortamı
3.2. Bilgi: Anlamlı veri

4.0. İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Doküman Dağıtım Kaşesi
4.2. Güncel Doküman Dağıtım Listesi Formu (F.09)
4.3. Revizyon Talep Formu (F.14)


5.0. REFERANS DOKÜMANLAR
5.1. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
5.2. Kalite El Kitabı (KEK.01)

6.0. SORUMLULUKLAR

6.1. Doküman Hazırlayan Bölümler

-  Dokümanların  iç ve dış istemlere, standart ve normlara uygunluğunun sağlanmasından,
-  Dokümanların onayından ve güncel olanlarının yerlerinde bulundurulmasından,
-  Değişikliğe uğrayan ve iptal edilen dokümanların Yönetim Temsilcisine bildirilmesinden sorumludur.

6.2. Yönetim Temsilcisi

-  Dokümanların son değişiklik durumunu gösteren güncel doküman listesi hazırlamaktan,
-  Dokümanların ilgili kişilere imza karşılığı dağıtmaktan,
-  Değişen yada iptal edilen dokümanları yürürlükten kaldırmaktan, belirlenen süre ve revizyon                                           kadar asıllarını saklamaktan sorumludur.

6.3. İlgili Bölümler

-  Dağıtım yapılan dokümanı teslim almaktan, yürürlükten kalkan dokümanların asıllarını saklamaktan,
-  Dokümanların uygulanmasından ve kullanım yerinde güncel olanları  bulundurmaktan,
-  Bölümlerinin dökümatasyonlarının hazırlanmasından, dağıtımlarının ilgili bölümlere yapılmasından,
-  Bölümünde bulunan dış kaynaklı dokümanların, standart ve teknik dokümanların ilgili birimlere dağıtılmasını, güncelliklerini sağlamaktan ,
-  Bölümlerinden firma dışına dağıtımı yapılan dokümanların dağıtımını yapmaktan sorumludur.

7.0. PROSEDÜR

7.1. Dokümanların Sınıflandırılması ve Numaralandırılması
Dokümanlar alfabetik ve nümerik dört haneden  meydana gelen bir kodlama sistemi ile kodlanır.
-          Dokümanın başındaki ilk iki hanede bulunan harfler kuruluşumuzun  kısaltmasını tanımlar.
-          Üçüncü hanede bulunan harf dokümanın tanımını yapar. Kalite El Kitabı (KEK) ,Prosedür (P),Proses Yönetimi (PY), Talimat (T), Çizelge (Ç), Form (F), Şartname (Ş), Kontrol Planı (KP), İş Akış Şeması (İA) Kılavuz El Kitapları  (KK) olarak isimlendirilir.
-          Son hanedeki numara ise kaçıncı doküman olduğunu bildirir. Son numara  01’den başlayarak sonsuz sayıya kadar devam edebilir veya ( / ) taksim veya (-) tire çizgileriyle ayrılarak (Örnek F.051/1şeklinde ) alt numaralar halinde verilebilir.

                     Örnek:                            P.            01
                                                                           Prosedür          Sıra No
Doküman kodları, teknik resimler hariç olmak şartı ile sadece yönetim temsilcisi tarafından, verilir ve yayınlanır.Raporların, firma içi, firma dışı yazışmaların, firma dışından gelen şartname ve standartların  numaralandırması tarih ve sayı verilerek ilgili bölümler tarafından yapılır.
7.2. Dokümanların Hazırlanması

Dokümanlar, iç ve dış gerekliliklere, standartlara ve normlara uygun olarak hazırlanır. Kalite El Kitabı,  Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır. Görev ve yetki tanımları ilgili bölüm yöneticisi  tarafından hazırlanır. Ancak, Yönetim temsilcisi tarafından  Organizasyon El Kitabına dahil edilir. Prosedürler Yönetim Temsilcisi tarafından, proses yönetimleri  uygulayıcı bölüm müdürleri tarafından, talimat, form, çizelge ve diğer dokümanların hazırlanması ise bölüm müdürlerinin görevlendirdiği kişilerce gerçekleştirilir. Kılavuz El kitapları uygulayıcı bölüm müdürleri veya bölüm müdürlerinin  görevlendirdiği kişiler tarafından hazırlanır.Hazırlanan her doküman; doküman başlığını, kuruluş logosunu, hazırlayan ve onayı, doküman kodunu, yürürlük tarihini, revizyon no ve tarihini, sayfa numarasını ve kullanıcıların bilgilendirilmesi için revizyon sebebini içerir.
           
7.3. Dokümanların Onayı   ve Gözden Geçirilmesi

Kalite El Kitabı , Organizasyon El Kitabı, Kalite Politikası Genel Müdür tarafından; Bölüm yöneticileri  tarafından hazırlanan Kılavuz El Kitapları, Prosedürler ve Proses Yönetimleri Yönetim Temsilcisi tarafından, Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan dokümanlar Genel Müdür tarafından yeterlilikleri için yayınlanmadan önce onaylanır. Genel Müdür  ve Yönetim Temsilcisinin görev ve yetki tanımı Yönetim Kurulu Başkanı tarafından onaylanır. Diğer dokümanlar hazırlandıkları bölümün müdürü tarafından onaylanır. Sadece formların doldurulduktan sonra içindeki bilgilerin onayı  ilgili bölüm yöneticisi tarafından yapılarak onaylanır.  
           
Her yılın Ocak ayı içersinde Yönetim Temsilcisinin koordinasyonu ile ilgili bölüm yöneticileri tarafından kullanımda olan dokümanlar gözden geçirilir. Gerektiğinde güncellenmesi ve tekrar onaylanarak yeni revizyonun dağıtımının gerçekleştirilmesi sağlanır.Gözden geçirme işlemi sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından kayıt altına alınır.

      7.4. Dokümanların Revizyon Durumu

Tüm dokümanların ilk yayın revizyonları 01’dir.Her dokümanın kendisine ait değişiklik revizyon numaraları  vardır.Bu numaralar ile takip edilir ve güncellikleri güvence altına alınır. İlk yayında yürürlük tarihi konuyorsa revizyon tarihi yazılmayabilir. Yalnız formların üzerlerinde yürürlük tarihi yoktur. Revizyon tarihleri yürürlük tarihi olarak kabul edilir. Dokümanların bir sayfasında revizyon olduğunda doküman birden fazla sayfalı olsa bile tamamı izleyen revizyon numarası ile yeniden yayınlanır. Revize edilen her dokümanın revizyon sebebi doküman üzerine yazılarak, kullananların bilgilenmesi sağlanır
                 
Kalite Yönetim  Sistemi ile ilgili tüm dokümanların güncel olanları Yönetim Temsilcisi tarafından Güncel Doküman Dağıtım Listesi ile listelenir. Altı aylık periyotlarla dağıtılarak bölümlerin güncel dokümanları kontrol etmeleri istenir.Güncel olmayan dokümanların güncelliği sağlanır. Teknik resimlerin, standartların ve şartnamelerin güncel revizyon durumları ilgili bölüm yöneticisi tarafından Güncel Doküman Dağıtım Listesine kaydedilerek yapılır.
     
7.5. Dokümanların Yayınlanması

                         Hazırlanan her dokümanın dağıtımı orijinal dokümanın arkasına vurulan dokuman dağıtım kaşesi ile yapılır. Dokumanın kimliğine ait bilgiler (adı, yürürlük tarihi, revizyon no, revizyon tarihi revizyon nedeni, hazırlayan ve onaylayan ) doküman üzerinden dağıtım ile ilgili bilgiler (dağıtım tarihi, dağıtım yapılan bölümler, dağıtım adedi ve ilgili imzalar) dağıtım kaşesinden izlenir. Kaşe vurulamayan dokümanlara kaşe boş bir kağıda vurularak dokümanın aslı ile birlikte muhafaza edilir. Firma dışına dağıtımlarda dokümanlar tutanak halinde kaydedilerek takip edilir.
                 
Dokümanlar asıllarından ihtiyaç kadar çoğaltılarak, kontrolsüz çoğalmayı önlemek üzere tüm kopyalara kırmızı renkli “KONTROLLÜ KOPYA ” kaşesi vurulur ve ilgili bölümlere imza karşılığı dağıtılır. Doküman ilk kez yayınlanıyor ise  dokuman kodu yönetim temsilcisi tarafından verilerek, güncel doküman listesine  dahil edilir, dağıtılacak bölümler  belirlenir.Dağıtım adedi kullanıcı bölüm yöneticisi ve yönetim temsilcisi tarafından tespit edilir. Sadece formlarda Kontrollü kaşesi kullanılmaz. İlk yayınlandıklarında formu hazırlayan bölüm aslını yönetim temsilcisine iletir, yönetim temsilcisi tarafından kullanıcı bölüme bir  adet çoğaltılarak imza karşılığında dağıtılır, revize olana dek ihtiyaç kadar ilgili bölüm tarafından  çoğaltılarak kullanılır.

Firma içinde yayınlanan dokümanlar en geç 2 iş günü içinde, firma dışına dağıtımı yapılanlar ise hazırlandıktan sonra en geç 3 iş günü içinde dağıtılır. Müşteriden gelen şartnameler ve standartlar geliş tarihlerinden itibaren Kalite Kontrol  bölümünce incelenir ve en geç 2 iş günü içinde ilgili bölümlere dağıtılır.
Müşteri firmalara dağıtım yapılan dokümanlar  istenildiği takdirde Yönetim Temsilcisi veya Genel Müdürün  onayı ile kırmızı “KONTROLSÜZ”  kaşesi ile çoğaltılarak kontrolsüz olarak dağıtılabilir. Prosedürler ise Yönetim Temsilcisinin onayı ile “KONTROLLÜ KOPYA ” olarak çoğaltılıp üçüncü şahıslara  verilebilir.

7.6.Revizyon Talepleri
            Firmamızda prosedürler ve el kitapları revize edilmeden önce  revizyon değişikliğini isteyen bölüm tarafından revizyon talep formu doldurulur. Form yönetim temsilcisine iletilir. Yönetim Temsilcisi form üzerindeki değişiklik talebini inceler. Değişikliğin diğer bölümler tarafından incelenmesi gerekiyorsa formun diğer bölüm müdürleri tarafından doldurulmasını sağlar. Değişiklik mahiyeti tüm bölümler tarafından incelendikten sonra  nihai kararı Yönetim Temsilcisi vererek değişiklik yapılacaksa değişikliğin yapılacağı bölüme yapılmayacak ise değişiklik talebinde bulunan bölüme revizyon talep formunun bir nüshasını vererek faaliyetin başlamasını veya kapatılmasını sağlar. Prosedürlerin ve el kitaplarının  dışındaki dokümanlar hazırlayan kişilerce revizyon talep formu doldurulmadan revize edilerek kullanıcı bölümlere yukarıda anlatıldığı şekilde dağıtılırlar.

7.7. Dokümanların Korunması ve Kullanım Yerlerinde  İlgili Baskının Bulundurulmasının Sağlanması
Dağıtımı yapılan dokümanların ilgili baskılarının kullanım alanlarında bulundurulması ve  muhafazası ilgili bölüm yöneticisinin sorumluluğundadır. İlgili bölüm yöneticisi dokümanların okunabilir kalması ve kolaylıkla tanınabilmesi için  uygun yöntemlerle dosyalama ve muhafaza işlemlerini gerçekleştirir.

7.8. Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü
Müşteri firma dokümanları (sözleşmeler, siparişler)  Satış Pazarlama,  teknik dokümanlar (teknik resimler, standartlar, şartnameler  vb.)   Kalite Yönetim Sistemi Standartları (ISO-9001:2008 standartları vb.) Yönetim Temsilcisinin sorumluluğundadır.Dış kaynaklı dokümanlardan mali  mevzuatla ilgili olanları  Muhasebe bölümünün sorumluluğundadır.  

Dış kaynaklı dokümanların güncellikleri yayınlandıkları yerlerle irtibata geçilerek veya abonelik sistemi ile takip edilir.Dış kaynaklı dokümanların dağıtımı, iptali  firma içinde yayınlanan dokümanlar gibidir.
                
Dış kaynaklı dokümanlar yayınlandıkları numara veya doküman kodu ile takip edilir.Üzerinde bilgileri bulunmayan dokümanlar yıl ve sayı belirtilerek takip edilir.

7.9. Bilgisayar Ortamında Doküman Kontrolü
Bilgisayar ortamında doküman oluşturulacak ve yayınlanacak ise bilgi işlem tarafından ilgili talimatlar oluşturulur yönetim temsilcisinin onayına müteakip ilgili standartlara uyumu sağlayacak şekilde yayın , dağıtım ve saklama işlemleri yapılabilir.

7.10. Dokümanların İptali ve Saklanması
Revize edilen her dokümanın eski revizyonu kullanıcılar tarafından kullanım yerlerinden kaldırılır veya Yönetim Temsilcisine teslim edilir. Yönetim Temsilcisi asıllarına kırmızı “İPTAL” kaşesi vurarak kullanımı engeller ve asıl kopyayı arşivleyerek diğer kopyaları imha eder. Tüm dokümanlar; kullanıcıları tarafından, yenileri yürürlüğe girinceye veya iptal oluncaya kadar, Yönetim Temsilcisi tarafından ise güncel revizyondan  geriye dönük 5 revizyonun (Min. 2 yıl) asıl kopyaları saklanır.

Tamamıyla kullanımdan kaldırılan dokümanların asıl kopyalarına kırmızı “İPTAL” kaşesi vurularak kullanımı engellenir ve arşivlenir. Diğer kopyaları ise dağıtılanlardan toplanarak imha edilir.Dokümanların tamamıyla iptali Yönetim Temsilcisinin onayı ile yapılır. Tamamıyla iptal olan dokümanların ise son asıl kopyaları 2 yıl süre ile ilgili bölüm tarafından arşivde saklanır.

Kanunen veya bilgi için muhafaza edilen dokümanlar ise müşteri firmaların belirlediği süre kadar  arşivde ilgili bölümler tarafından saklanır. Teknik dokümanlar ise güncel olandan geriye dönük 5 revizyonu (min. 2 yıl) asıl kopyaları ilgili bölüm tarafından saklanır.

Category :

Kaizen Sertifikasyon Hakkında :
Kaizen; ISO 9001 başta olmak üzere Yönetim Sistemleri ve CE konusunda belgelendirme ve eğitim faaliyetlerinde bulunan bir kuruluştur. Resmi siteye gitmek için tıklayınız: ISO 9001

0 yorum